Organiziranje e-pošte - razvrščanje in odstranjevanje plevela
E-pošta morda nikoli ne bo zakrknila vašega fizičnega prostora, kot je poštna pošta, vendar lahko kljub temu povzroči stres, frustracije in glavobole, ko se nabira. Z nadzorom nad svojo e-pošto si lahko pomagate zagotoviti, da bo postalo orodje, ki naj bi bilo - tisto, s katerim ste v stiku in obveščeni - brez povzročanja preobremenjenosti.

Prvi korak k ustvarjanju funkcionalnega sistema za organizacijo vaše e-pošte je seveda odstranjevanje tistih sporočil, ki jih ne želite več ali ne potrebujete. Tu je nekaj meril in kazalcev, ki vam bodo pomagali shujšati mapo »Prejeto« in se znebiti digitalne opreme.

Kje začeti
Pogosto je najlažje in najučinkoviteje začeti s sortiranjem in odstranjevanjem najstarejših e-poštnih sporočil, saj je najmanj verjetno, da bodo pravočasna in ustrezna, veliko pa jih je morda zastarelo. Če imate zelo velik zaostank e-pošte, boste morda želeli ustvariti splošno mapo zaostankov, v kateri bodo shranjena sporočila, ki jih želite razvrstiti, tako da ne bodo prekrivala mape Prejeto in postala preobsežna.

Priporočam, da začnete z 20–30 minutami razvrščanja, kar je na splošno dovolj, da lahko dosežete nekaj napredka, vendar ne toliko, da se boste dolgočasili ali dotrajali. Če ste še vedno navdihnjeni, nadaljujte; v nasprotnem primeru si vzemite odmor in se vrnite še 20 minut ali kasneje.

Ustvarjanje smernic
Kot ko ste plevali druge stvari, je koristno imeti nekaj smernic za to, s čim ste pripravljeni sodelovati in kaj bi radi obdržali. Tukaj je nekaj vrst e-poštnih sporočil, ki jih izbrišem, ko plevim:

  • Sporočila, ki jih sploh nisem želela prejemati (seveda neželena pošta, pa tudi novice, na katera se nisem prijavila, neželena posredovanja ipd.)
  • Sporočila z zastarelimi informacijami (recimo o dogodkih, ki so že minili)
  • Informativna sporočila (kot so glasila) sem že prebrala in verjetno ne bom več prebrala
  • Informativna sporočila, ki jih nisem prebral več kot dva meseca
  • Sporočila, ki sem jih posnemala in z njimi nočem ali ne potrebujem ničesar
  • Sporočila, katerih informacije so na voljo drugje
  • Pri starejših različicah sporočil, ki so postala del daljših niti (to je, če je stranka poslala sporočilo, na katerega sem odgovoril, in potem je odjemalec odgovoril na mene, bom obdržal samo tisto zadnje sporočilo - v katerem so vsa tri bita dopisovanje v njem)

Izbriši stran!
S svojimi smernicami preglejte vsebino mape »Prejeto« s prstom preko tipke Delete na tipkovnici, ki je pripravljena na stran. Ker se toliko e-pošte nagiba toliko kot opomniki na stvari, ki jih morate storiti, poskusite to vajo narediti s svojim seznamom opravkov ob vaši strani; ko naletite na sporočilo, ki ste ga shranili samo zato, ker vas spominja na nekaj, za kar morate poskrbeti, napišite to nalogo na seznam opravil in nato sporočilo izbrišite (ali pa ga vsaj prestavite iz vaš mapo »Prejeto« v mapo).

Ko razvrščate, se ne pretirano zapletajte v vsebino sporočil: če je na primer dolga e-pošta, ki jo želite prebrati, prelistajte nekaj vrstic in se prepričajte, da jih je vredno shraniti, in jih nato premaknite na a Za branje mape v vašem e-poštnem programu. Bodite pozorni tudi na motnje, na primer kliknete povezavo v sporočilu in se nato vključite v orodja po spletu. Če želite, nastavite mapo za obisk spletnih mest in v njej shranite kakršna koli sporočila s podatki o stvareh, ki jih želite preveriti v spletu.

Med delom razmišljajte o e-poštni mapi »Prejeto« kot o fizični mapi »Prejeto« na vaši mizi: v idealnem primeru bi morala vsebovati samo tista sporočila, ki jih še niste pregledali ali ki jih aktivno delate. Če izbrišete stvari, ki jih ne potrebujete več, in premaknete v mape vse, kar želite ohraniti kot referenco, boste olajšali razumevanje, kaj je za vas resnično aktivno in trenutno.

V naslednjem članku v tej seriji bomo pogledali načine shranjevanja in urejanja e-poštnih sporočil, ki se jih želite obdržati. Ta teden odložite nekaj časa, da ustvarite svoje lastne smernice za razvrščanje in odstranjevanje plevela, nato pa jih uporabite za razbarvanje mape »Prejeto«.

Navodila Video: Dominion (2018) - full documentary [Official] (Marec 2024).