Upravljanje seznamov - Excel

• Maj 20, 2024

Excel ponuja nekaj močnih orodij za upravljanje seznamov. S temi orodji lahko:
• Razvrsti
• Filter
• Najti
• Preverjanje vnosov
• Ustvari vsoto
• Razvrstite po skupinah in orisih
• Povzemite z uporabo vrtilnih tabel

Skratka, ta orodja omogočajo zmogljivo in smiselno analizo vaših podatkov. Vendar ne pozabite, da Excel ni orodje za upravljanje baz podatkov, zato bi morala biti njegova uporaba omejena na upravljanje seznamov podatkov.

Tako kot baza podatkov so tudi Excelovi seznami organizirani v vrstice, ki predstavljajo zapis informacij, in stolpce, ki predstavljajo polja z vsakim zapisom na seznamu, ki vsebuje podobne podatke. Obstajajo določeni standardi, ki jih je treba uporabiti na seznamu Excelov, da se izboljša učinkovitost podatkovnih orodij na naslednji način:

• Začnite vsak nov seznam na posebnem delovnem listu.
• Izogibajte se dodajanju podatkov, ki niso na seznamu, na delovni list s seznamom. Kadar je potrebno za celovitost seznama, postavite kritične podatke nad ali pod seznam z vsaj eno prazno vrstico med seznamom in drugimi podatki.
• Začnite seznam z dodajanjem nalepk stolpcev. Izberite oblikovan slog, ki je drugačen kot format podatkov, tako da bo Excel razlagal meje seznama.
• Ne ločite podatkov od nalepk stolpcev tako, da vstavite prazno vrstico ali uporabite vrstico, ki vsebuje črtkano črto, zvezdico ali katero koli drugo vrsto simbolov, ki niso podatki. Uporabite funkcijo oblikovanja obrobne celice, da vizualno ločite stolpec nalepk in podatkov.
• Vsak stolpec mora vsebovati isto vrsto podatkov za vsak zapis na vašem seznamu.
• Ne mešajte podatkovnih vrst v stolpcu. Na primer, denarne podatke je treba vnesti v obliki številk in oblikovati po želji, nekateri vnosi pa ne smejo uporabljati besedila, kot je "Dva dolarja"
• V seznam ne vstavljajte praznih vrstic ali stolpcev. Excel razlaga meje seznama s praznimi vrsticami in stolpci kot definirajoče meje.
• Poravnajte podatke v stolpcih z uporabo Excelovih orodij za poravnavo, kot so centriranje, leva in desna poravnava ter orodja za odmike. Vodilni in zadnji presledki v podatkovni celici bodo vplivali na funkcije razvrščanja in filtriranja.
• Uporabite ukaze podštevilka, skupine in orisa, da ustvarite prelome kategorij v svojih podatkih. Ne vstavljajte ročno vrstic podštevilka in ne uporabljajte praznih vrstic za ustvarjanje prelomov kategorij.

Ko je seznam določen, lahko takoj dodate podatke na dno seznama. Excel bo razširil formule in oblikovanje na nove podatke, vse dokler prejšnje tri vrstice vsebujejo podobne formule in oblikovanje. Najbolje je, da podatke dodate na dno seznama in po potrebi prilepite ali dolivate. Pred dodajanjem novih zapisov boste morali odstraniti vse seštevke, združitve ali filtriranje, preden se boste obrnili na seznam. Ko so novi podatki ustrezno vključeni in razvrščeni, lahko nato znova uporabite katero koli podpogoje, združevanje ali filtriranje, ki je potrebno.

Upravljanje seznamov je eno najmočnejših orodij, ki jih Excel ponuja uporabnikom. Naučiti se najučinkoviteje organizirati podatke, da bi izkoristili ponujena orodja, je vredno časa.

Navodila Video: Excel: Cell Basics (Maj 2024).