Zmanjšajte nerede s prehodom Digital, 2. del: Papir

• Maj 5, 2024

V prvem delu te serije smo si ogledali načine, s katerimi lahko digitalna glasbena kolekcija prepreči nered in bolj uživate v svoji glasbi. Toda kopice CD-jev in kasetov so le redko koga največji glavobol; to razlikovanje najpogosteje sodi med papirje, zlasti tiste, ki jih moramo hraniti za davčne ali pravne namene. Ta teden bomo nato raziskali, kako lahko digitalna tehnologija v papirju vodi hranjenje zapisov, ki jih potrebujete, manj obdavčenih in bolj urejenih.

Osnove
Daleč najpogostejši razlog, da nas večina hrani papirje, kot so prejemki, računi, izjave o koristnosti, in tako naprej, je ta, da obstaja možnost, da bi jih IRS zahteval, če se kdaj srečamo z davčno revizijo. Dejansko je vodenje evidenc resen posel, zato je pomembno, da imate potrebne dokumente, dokler IRS pravi, da jih hranite. (Za pregled evidentiranja v zvezi z davki glejte spodnjo povezavo.)

To bi pomenilo, koliko od nas bi dejansko lahko hitro in enostavno dobili svojo dokumentacijo v zvezi z davki, če bi jo zahtevali? Koliko bi se morali v tem procesu kopati po gorah nepovezanih papirjev? Koliko nas stisne zobe, ko razmišljajo, da bi se lotili predala / škatle / hrbtne strani omare, kjer je (mislimo), da je shranjena vsa ta dokumentacija? Z digitalizacijo zapisov, ki jih morate hraniti, lahko dosežete dolgo pot do skladnosti z IRS, ne da bi se vam v tem postopku odrekli razumnosti.

Prednosti
Ameriški zakon zdaj omogoča, da digitalne kopije dokumentov, povezanih z davki, stojijo pri številnih stvareh, ki smo jih morali imeti na papirju, vključno s prejemki izdatkov, računi in izkazi. Shranjevanje pomembnih dokumentov, kot so ti, v digitalni obliki ne samo, da prihrani veliko prostora, ampak tudi olajša iskanje svetov, kar potrebujete, in hitro organizirate svoje zapise. Poleg tega morda ne boste nikoli več morali izročiti škatle za čevlje, polne prejemkov davčnemu pripravljalcu. Aprila!

Pomembno je upoštevati, da je treba nekatere dokumente vedno hraniti v izvirni obliki papirja, vključno z oporokami, naslovi, rojstnimi listinami in številnimi hipotekarnimi dokumenti. Medtem ko lahko vedno ustvarite digitalne kopije teh dokumentov, se prepričajte, da hranite izvirnike na varnem mestu. Za več informacij o tem, kaj morate hraniti na papirju, se posvetujte s svojim odvetnikom, CPA ali davčnim strokovnjakom.

Začetek
Resnično morate digitalizirati svoje papirje, optični bralnik bo samodejno prenesel kopije, karkoli skenirate, v računalnik. Seveda se skenerji zelo razlikujejo po ceni in kakovosti; če nameravate pogosto uporabljati svoje - zlasti za ustvarjanje digitalnih dokumentov -, je vredno vlagati v tisto, ki je enostavna za uporabo in bo zadržana sčasoma. V idealnem primeru poiščite optični bralnik, ki bo izdeloval datoteke PDF, ki jih pripravljate, namesto slikovnih datotek, kot so .jpgs.

(Če je vaša dokumentacija še posebej zahtevna, si omislite nov optični bralnik NeatReceipts. Ta pripomoček vam omogoča skeniranje prejemkov, poleg tega pa je na voljo tudi programska oprema, ki bo analizirala in kategorizirala vaše stroške. Čeprav ni poceni, bi bilo morda vredno. nakup, če vam misel, da ročno vnesete še en račun v vaš računovodski program, pošlje kričanje - ali če že sama misel na računovodski program pošlje kričanje.
Oglejte si optični bralnik čistega prejema tukaj.)

Poleg dobrega optičnega bralnika je smiselno, da na svoj računalnik postavite organiziran sistem arhiviranja. Skeniranje dokumentov in njihovo shranjevanje v nekem temnem in neznanem kotičku vašega trdega diska bosta prav tako noro kot poskus, da bi jih vse natisnili v prepolno predalo. Razmislite o nastavitvi namenske mape z imenom "Odhodki" (ali "Pomembni dokumenti" ali kakršnega koli imena, ki vam je smiselno); v njem ustvarite dodatne mape za različne vrste dokumentov, ki jih boste shranjevali v njem: izpiske kreditnih kartic, potrdila, paystubs itd.

Ohranjanje vašega napredka
Vsakič, ko skenirate dokument, obema pripišite ime, ki ga bo olajšalo (namesto standardnega Scan001.pdf, ki ga bo vaš skener verjetno poklical), in ga nato shranite v pravo mapo.

Prav tako boste želeli biti pozorni glede rednega varnostnega kopiranja teh podatkov, bodisi na disku, zunanjem trdem disku ali ključu USB (približno velikosti palca in vtičnika v vrata USB v računalniku ). Zamislite si to kot digitalni ekvivalent shranjevanja pomembnih papirjev v varen ali zaklenjen predal.

Ko skenirate dokumente in jih varno shranite v računalnik, se lahko znebite številnih originalnih dokumentov. (Ko spet dvomite o tem, kaj morate hraniti v papirni obliki, se posvetujte s svojim odvetnikom ali CPA.) Pametno je drobiti vse, kar vsebuje identifikacijske podatke - potrdila, ki prikazujejo podatke o vaši kreditni kartici, izjave, ki navajajo številke računov, in absolutno karkoli s svojo številko socialnega zavarovanja - namesto da bi jo preprosto vrgli v koš za recikliranje.

Digitalizacija obstoječih dokumentov je lahko odličen način za zmanjšanje glavobolov na papirju, hkrati pa boste lažje našli tisto, kar potrebujete, ko ga potrebujete. Z zmernim vložkom časa, orodij in truda boste morda le ugotovili, da lahko ta moten predal datotek za vedno izpraznite.

Navodila Video: Week 1, continued (Maj 2024).