O kategorijah Outlooka

• Maj 3, 2024

Uporaba kategorij je odličen način za dobro urejanje okolja Outlook, ne da bi ustvarili nešteto map. Z uporabo kategorij lahko vse predmete shranite v eno mapo, hkrati pa elemente združite po kategorijah (razen elementov po e-pošti). Ko so kategorije dodeljene, lahko tudi najdete, razvrstite in filtrirate elemente po kategorijah. Na primer: morda imate zbirko e-poštnih sporočil (poslanih in prejetih), stikov, opravil, sestankov in beležk, ki se nanašajo na isti projekt. S kategorijami jih lahko potegnete skupaj, da si ogledate veliko sliko.

Glavna kategorija
Outlook vsebuje privzeti seznam glavnih kategorij, v katerega lahko dodate svoje kategorije glede na vaše osebne potrebe. Seznam glavnih kategorij najdete v ukaznem meniju Uredi / Kategorija. Uporabite gumb Glavni kategorija v oknu Kategorija, da dodate in odstranite kategorije na seznamu Glavne kategorije. Ko odstranite kategorijo s seznama glavne kategorije, elementi, ki so bili dodeljeni tej kategoriji, ostanejo nespremenjeni. Te elemente lahko nadaljujete z uporabo skupine izbrisanih.

Dobra praksa je, da svojemu Outlooku dodelite eno ali več kategorij, tako da izberete kategorijo s seznama glavne kategorije. V polje kategorije izdelka lahko preprosto vtipkate kategorijo, vendar najverjetneje ne boste navajali kategorije na enak način za vsak element in tako premagali namen uporabe.

Na primer, prvi element, ki ga želite kategorizirati, vnesete MS Office. Nekaj ​​dni kasneje imate za to isto kategorijo nov izdelek. Tokrat vtipkate Microsoft Office. Outlook to razlaga kot NOVO kategorijo.

Uporaba seznama glavnih kategorij zagotavlja doslednost in preprečuje napačno črkovanje.

Dodelitev kategorij predmetom
Vsaki vrsti izdelka Outlook lahko dodelite eno ali več kategorij. Z izjemo obrazca za e-poštna sporočila boste na vsakem obrazcu Outlooka videli polje Kategorija in gumb. Če želite e-poštnim predmetem dodeliti kategorije, morate poiskati e-poštne možnosti in poiskati polje kategorije.

Če želite dodeliti kategorije med ustvarjanjem predmeta, kliknite gumb Kategorija na obrazcu (ali gumb Možnosti na e-poštnem elementu) in preverite vse kategorije na seznamu glavne kategorije, ki veljajo; nato kliknite V redu. Odprite kateri koli obstoječi element in nadaljujte, kot je opisano zgoraj, da dodate kategorijo po ustvarjanju.

Kategorijam lahko dodelite kategorije za pomnožitev elementov na seznamu. Izberite vse predmete, ki jim želite dodeliti iste kategorije. Z desno miškino tipko kliknite modri izbor in v meniju bližnjic izberite Kategorije. Preverite vse veljavne kategorije; nato kliknite V redu.

Odstranite kategorije iz elementov

Odprite element, iz katerega želite odstraniti kategorijo. Kliknite gumb Kategorija in iz kategorije, ki jo želite odstraniti, odstranite ključnico. S seznama lahko odstranite kategorije iz več elementov, če predhodno izberete skupino elementov; izbira Kategorije iz menija bližnjic z desnim klikom; prekličite izbiro kategorij, ki jih želite odstraniti; nato s klikom na V redu.

Poišči vse predmete

Za iskanje vseh elementov v kategoriji uporabite ukaz Napredno iskanje v meniju Urejanje. V pogovornem oknu Napredno iskanje:

- V spustnem meniju za polje Poiščite "Any Type of Outlook Item"
- Preverite, ali so osebne mape prikazane v polju In: Outlook bo prikazal vse mape, ki jih imate v osebnih mapah. S klikom na brskanje lahko omejite iskanje na izbrane mape.
- Kliknite zavihek Več možnosti
- Kliknite gumb Kategorija
- Izberite kategorijo, ki jo želite najti
- Kliknite V redu

Vsi elementi z izbrano kategorijo se prikažejo v oknu Najdi. Če jih želite videti, jih lahko odprete tako, da dvokliknete element, ki ga želite odpreti.

Iskanje lahko shranite za poznejše iskanje. Kliknite na File / Save Search, izberite mapo, v katero želite shraniti iskanje, vnesite ime datoteke in kliknite Save. Vrsta datoteke naj bo Office Saved Searches, datoteka pa bo imela razširitev datoteke .oss. Če želite odpreti shranjeno iskanje, kliknite na File / Open Search, poiščite iskanje, ki ga želite odpreti, ga izberite in kliknite OK. Med dogodkom Open bo Outlook izvedel novo iskanje na podlagi meril, določenih v shranjenem iskanju.

Tiskanje VSEH elementov v kategoriji

Po opravljenem iskanju lahko natisnete vse najdene predmete. Izberite vse datoteke v iskalnem oknu (Uredi / Izberi vse ali z izbiro miške). Z desno miškino tipko kliknite na modro izbirno območje in v meniju bližnjic izberite tiskanje.

Izberite želeni slog tiskanja:

- Slog tabele natisne samo seznam najdenih elementov
- Memo Style natisne vsebino elementov

Po potrebi izberite druge možnosti tiskanja; Nato kliknite na gumb za tiskanje, da dokument pošljete tiskalniku.

Če ste aktivni uporabnik Outlooka in uporabljate večino funkcij zunaj e-pošte, razmislite o uporabi kategorij, da boste svoje Outlookove elemente organizirali.

Navodila Video: How to do advanced searches in Outlook 2016 and 2013 and Office 365. (Maj 2024).