Pridobite svoje papirnate datoteke v obliki za naprej

• April 28, 2024

Ste vedeli, da februar arhivira vaše datoteke? Popravljanje lanskih zapisov - in vzpostavitev učinkovitega sistema za shranjevanje v prihodnjem letu - vas morda ne bo spravilo v praznovanje, vendar lahko v prihodnjih mesecih prinese zajetne odmerke umirjenosti in nadzora. Tukaj je opisano, kako odstraniti, oblikovati in pripraviti datoteke v letu 2010.

1. korak: Arhivirajte nedavno preteklost
Do zdaj ste verjetno prejeli večino (če ne vseh) računov in izjav iz leta 2009, ki jih boste dobili, zato je pravi čas, da se premaknete lanske datoteke, da naredite prostor za svoje kolege iz leta 2010. Vse datoteke, ki jih potrebujete za davčne ali pravne namene, lahko prenesete v škatlo bankirja, zaboj z datotekami ali drug prenosni zabojnik za shranjevanje, kjer jih boste našli in zbirali, vendar ne. Vsebine, ki jih ne potrebujete in ne želite, se lahko pripeljejo do drobilnika ali koša za recikliranje.

(Zanimivo, katere datoteke hraniti in koliko časa jih hraniti? Oglejte si pregled BankRate, kaj se je treba držati in zakaj, prav tako pa povprašajte pri CPA ali odvetniku za smernice, saj se lahko vaše zahteve razlikujejo glede na stvari, na primer, ali vodite podjetje ali lastno stanovanje.)

Letno čiščenje velja za finančne evidence (ki se vsako leto obnavljajo) in tudi za osebne datoteke, kot so otroške izpisnice iz šole, referenčni material, ki ste ga zbrali tekom leta, in dopisovanje. Izberite, kaj od teh stvari je resnično vredno hraniti, in od tega, koliko tega je mogoče arhivirati in koliko resnično zasluži, da ostane v vašem glavnem sistemu arhiviranja.

2. korak: Ponudite Adieu za oddaljeno preteklost
Ko premikate zapise iz leta 2009 na mesto, ki ni na voljo, vendar še vedno dostopno, si oglejte vse, kar ste hranili od leta 2008 in prej. Očistite vse, kar lahko varno nadaljuje na podlagi smernic, ki ste jih ustvarili (kar pomeni, da verjetno lahko rečete sayonara na stvari, kot so računi za telefon in komunalne storitve iz preteklih let, razen če vplivajo na vaše davke), nato pa čim starejše datoteke konsolidirajte. Te arhive premaknite iz domače pisarne in na mesto, kjer jih lahko po potrebi poiščete, vendar vam jih ni treba redno videti, na primer na polici v omari.

3. korak: Ustvarite nove in nadomestne datoteke
Nato ustvarite nove mape datotek za račune in izpiske, ki jih redno prejemate, na primer bančne izpiske in račune za kreditne kartice. (Če ste preselili lanske zapise, ne da bi odstranili mape datotek, lahko ta korak preskočite.) To je tudi dobra priložnost za spreminjanje, združevanje ali brisanje kategorij in po potrebi dodajanje novih kategorij. Če si boste vzpostavili čas za postavitev, kategorizacijo in označevanje datotek datotek, bo olajševanje (če še vedno ni ravno navdušujoče) vložek v preostalem letu leta.

4. korak: Vključite se v navado
Z očiščenimi starimi stvarmi in novimi datotekami je vse, kar ostane, le še naprej, ko stvari končate, ko končate z njimi. Vem, lažje kot storiti, vem, še posebej, če bi raje potegnili zobe, kot pa da bi morali vložiti papirje. Kot pri vseh opravilih lahko tudi to reševanje v majhnih odmerkih naredi veliko bolj nosljivo in lahko zahteva veliko manj časa. Poskusite dodati dodatno minuto ali dve za vložitev v čas, ki ga namenite plačevanju računov ali uravnavanju čekovne knjižice - s sistemom, ki deluje, ne boste potrebovali veliko več časa kot za to, da stvari vstavite v svoj sistem za shranjevanje, ko je nastavljen do nemotenega delovanja.

Ne glede na to, ali uradno praznujete mesec arhiviranja datotek ali ne, vzemite nekaj časa v naslednjih tednih, da dobite datoteke v obliki. Preostanek leta vas bo razveselilo!

Navodila Video: Privacy, Security, Society - Computer Science for Business Leaders 2016 (April 2024).