Preprosti koraki do učinkovitega dokumentacijskega sistema

• Maj 12, 2024

Ta članek je odlomek iz moje nove e-knjige, Vodnik po organiziranem življenju za urejanje dokumentov in datotek.

Temelj večine sistemov za upravljanje papirja je niz datotek, ki lahko hranijo in kategorizirajo pomembne podatke. Z nekaj osnovnimi potrebščinami in nekaj preprostimi koraki je lahko ustvarjanje dokumentacije (ali posodabljanje obstoječega) razmeroma hitro in neboleče opravilo, še posebej, če ste že odstranili neželene in nepotrebne papirje. Tu so navodila za oblikovanje datotek.

Kaj boste potrebovali:

• Prazne mape datotek. Priporočam uporabo notranjih (ali manila) map datotek in visečih map, če pa ste pritisnjeni na prostor, lahko uporabite samo eno ali drugo.
  
• Lepljive opombe. Standardna velikost 3 in 3 palca je idealna, saj vam daje veliko prostora za pisanje.
  
• Svinčnik ali svinčnik.
  
• Prazen papir ali prazen dokument za obdelavo besedil da si zapišete opombe o kategorijah vložkov, ki jih boste ustvarjali, in o tem, kaj spada v vsako.
  
• Vse datoteke, ki ste jih že ustvarili, ne glede na to, ali so del sistema za shranjevanje, ki ga že imate, ali map, ki ste jih ustvarili, ko ste odložili papirje za shranjevanje med postopkom sortiranja in odstranjevanja.
  Vrečke ali koše za recikliranje in drobljenje, samo v primeru, da naletite na neželene ali nepotrebne papirje, ki še vedno skrivajo.
  

Kaj storiti:

1. Na enem mestu zberite vse dokumente, s katerimi boste sodelovali. Če posodabljate obstoječi sistem za shranjevanje, ste pred igro.
   
2. Z vrha kozarca vzemite papir in z njim naredite eno od dveh stvari:
   
   
   
   • Če je povezano s kategorijo datotek, ki ste jo že ustvarili, ali datoteko v vašem obstoječem sistemu, jo dodajte v to mapo.
     
   • Če spada v novo ali ločeno kategorijo, jo vstavite v prazno mapo z datotekami in s pomočjo lepljive opombe dajte tej mapi začasno oznako.
     
   
   
3. Ko papir odlagate v mape, na prazen list papirja ali v besedilo za obdelavo besedila zapišite beležko o tem, kaj je papir in kje ste ga dali. Lahko na primer napišete "Avto zavarovanje - v mapi z avtomobilom" ali "Informacije o poletu za potovanje v San Francisco - v mapo Prihajajoča potovanja." Te opombe vam bodo pomagale zapomniti, kje ste skrili stvari, in vam pomagali ustvariti zemljevid datotek, ko ste končali z nastavitvijo sistema.
   
4. Ponovite te korake z vsakim papirjem v svojem paketu. Če posodabljate obstoječi sistem za shranjevanje, poglejte papirje v vsaki mapi, da ugotovite, ali spadajo v to mapo ali kje drugje in ali je oznaka kategorije v mapi še vedno natančna. Premaknite stvari v druge mape in po potrebi posodobite svoje nalepke.
   
5. Ko ste vse razvrstili in razvrstili v mape, poglejte nazaj skozi mape. Ali so kategorije in oznake smiselne? Ali obstajajo mape, ki jih je treba utrditi? Vse, kar bi bilo treba razdeliti na manjše kategorije?
   
6. Ko ste zadovoljni s kategorijami, ki ste jih ustvarili, označite svoje mape. Nalepke lahko ročno pišete ali tiskate ali jih ustvarite s pomočjo izdelovalca nalepk.
   
7. Mape vstavite v predal, škatlo datotek ali v smetnjak, ki ga uporabljate za shranjevanje. Organizirajte svoje datoteke na način, ki vam ustreza, glede na to, kako jih boste uporabljali. Na primer, lahko jih naročite po abecednem ali kronološkem jeziku ali pa lahko postavite mape, ki jih boste najverjetneje uporabljali spredaj, z manj pogosto dostopnimi datotekami.
   
8. Napišite zemljevid datotek. Ta seznam vam bo na podlagi opomb o ustvarjenih kategorijah vložitve in tistega, kar ste shranili v vsako kategorijo, pomagal zapomniti, kje. Kopijo zemljevida datoteke shranite na prednjem delu predala datotek ali v mapi na namizju računalnika, tako da je do njega enostavno dostopati, ko morate v datotekah najti nekaj.
   
9. Občudujte vaš najsodobnejši funkcionalni sistem za vlaganje!
   

Navodila Video: 4 top vaje za raven trebuh v 8 minutah (Maj 2024).