Nekaj ​​prednosti in slabosti paketnih datotečnih sistemov

• Maj 2, 2024

Upravljanje in arhiviranje papirja sta skoraj na vrhu seznama skoraj vseh ljudi, ki se jih najbolj organizira, pogosto zato, ker vključujejo na videz neskončne odločitve: česa se moram držati? Kako dolgo ga moram hraniti? Kam naj gre? Kako naj pokličem mapo, kamor jo shranim?

Pakirani kompleti datotečnega sistema so lahko včasih koristen način za odstranjevanje odstranjevanja papirja, saj vam povedo, kam morate vložiti stvari, kako dolgo jih hraniti in kaj označiti v svojih mapah. Vendar pa obstaja tudi nekaj slabih strani. Tu je pogled na nekatere prednosti in slabosti enega sistema, ki sem ga preizkusil,
Komplet za organizacijo finančnega načrtovanja od domačega datoteke.

Kaj je v kompletu
Nabor finančnega načrtovanja Homefile vsebuje dvaindvajset kartic za razdelitev datotek, indeks za hitro iskanje in priročnik z navodili za uporabo sistema ter prostor za beleženje stvari, kot so podatki o računu, podatki o zavarovanju in osebni podatki.

Kako deluje
Vsaka kartica razdelitve datotek s finančnim načrtom ima zavihek, v katerem je navedena posebna kategorija - na primer zavarovanje: zdravje in invalidnost; na kartici je natančno določeno, kakšni papirji naj bodo v tej datoteki, kateri papirji naj bodo v drugi datoteki in koliko časa hranite papirje, ki jih hranite tam.

Vsako razdelitveno kartico datotek postavite v mapo z visečimi datotekami, nato pa to mapo napolnite s papirji, določenimi na kartici. (Nekatere kategorije, na primer bančni računi, so dovolj široke, da komplet priporoča uporabo manilskih datotek znotraj visečih map, da bodo papirji ločeni za različne račune.) Hitro kazalo in priročnik sta v mapi z visečo datoteko pred vsemi drugo; Kadar koli morate vložiti ali pridobiti papir, vam bo kazalo povedal, kje iskati.

Kaj mi je bilo všeč v sistemu
Pred kratkim sem se odločil, da bom preizkusil komplet Homefile. Po navodilih v priročniku sem vzpostavila nov sistem arhiviranja in svoje prispevke ponovno vložila v skladu s kategorijami in smernicami v kompletu. Ker se mi ni bilo treba odločiti, kam naj vložim stvari in mi ni bilo treba narediti nalepk za viseče mape (za to so zavihki na karticah), je postopek potekal dokaj hitro.

Ko sem premikal svoje papirje, sem ugotovil, da so nekatere kategorije, ki sem jih prej shranjeval ločeno - na primer izpiski kreditnih kartic in kreditna poročila - bolj smiselne, kot je priporočal komplet. Mislil sem tudi, da je indeks precej priročen: namesto da bi si zapomnil, kje sem dal določen papir, bi ga lahko preprosto poiskal na indeksu. To bi lahko prihranilo čas.

Delovni zvezek poudarja, da bi bil ta sistem lahko še posebej uporaben za ljudi z datotekami na več lokacijah (recimo v primarnem prebivališču in počitniškem domu) in ljudi, odgovornih za več sklopov datotek (na primer njihovih lastnih in starejših staršev). Strinjam se. Ta komplet bi lahko odpravil potrebo po ponovnem izumljanju kolesa v smislu vložitve.

Slabe strani
Čim globlje sem se zatekel v sistem za vlaganje, bolj sem se zavedal stvari o kompletu, ki mi ni dobro uspeval:

• Za začetek je bilo nekaj zmednih razlogov in križanj med kategorijami - diplome naj bi bile na primer shranjene v osebni mapi, prepisi pa v mapi Schools & Childcare (vendar trenutno nisem v šoli in ne imeti otroke).
  
• Z upoštevanjem navodil kompleta sem moral narediti več sprememb, ki se mi niso zdele logične; na primer, prejemki za večje nakupe, ki jih običajno shranim z informacijami o zavarovanju mojega najemnika (ker bi jih napotil le, če bi vložil zahtevek), bi morali biti predloženi z garancijami in navodili za uporabnike.
  
• Tudi nekatere kategorije so mi manjkale. Na primer ni bilo znakov, kam naj vložijo stvari, kot so ponavljajoči se računi (pripomočki, telefon itd.) - in čeprav delovni zvezek ponuja prostor za prilagajanje indeksa, ko naletite na papirje, ki niso navedeni v določenem To lahko potencialno spodbije namen sistema, v katerem se za vas sprejemajo odločitve.
  
• Nazadnje sem ugotovil, da je nekaj logistike sistema nepopolno. Komplet priporoča, da se v mapo vložijo napovedi o davku od dohodka in podporne informacije, toda vse prej kot najobičajnejši 1040 bi verjetno napolnil eno visečo mapo. Tudi same datoteke datotek so nekoliko previsoke: ko sem jih postavil v visečo mapo s celo eno delno polno datoteko manila, nisem mogel zapreti vrha datoteke z datotekami, ki sem jo uporabljal.
  

Spodnja črta
Če že imate vzpostavljen kakršen koli sistem za vlaganje datotek, boste morda težko preskočili vaše naravne nagibe, ko gre za odločitev, kam vložiti stvari. Včasih zamenjujoče križanke med kategorijami so lahko moteče. Če ste papirji, ki ne sodijo zlahka v tradicionalne kategorije vložitev, boste morda preveč ogorčeni.

Na drugi strani je komplet dobro predvideti večino glavnih kategorij vložitve in jasno določiti, kaj spada v vsako kategorijo, kaj ne in kdaj je varno, da izbrišete vsebino vsake mape. Prav tako ga je enostavno nastaviti in ne potrebuje opreme, ki presega osnovne zaloge. Če ste preobremenjeni s papirjem in se vam zdi paralizirana misel, da bi se morali odločiti, kam gredo stvari, ali če želite samo osnovni, enostaven sistem za vlaganje vlog, je morda komplet za organizator finančnega načrtovanja samo vozovnica.